はじめに：あなたの仕事、本当に「見えて」いますか？

企業の現場には、“目に見えない仕事”がたくさん存在している。
例えば――

• 誰が何をしているのか曖昧なプロジェクト
• 属人化した業務手順
• 毎日繰り返されるけど、誰も記録していない作業
• 「なんとなく」の連携で動くチーム

このような現場は、少なからず存在する。

けれど、これらの「非構造的なフロー」は、放置されるとやがて組織の“ブラックボックス”となり、成長を鈍化させ、変化への柔軟性を失っていく。

そこで今、注目されているのが 「業務フローの可視化」 である。

しかし、Excelで業務を洗い出し、フローチャートを手作業で作る方法は、時代遅れかもしれない。
なぜなら、AI、特にChatGPTのような生成AIが、その役割を大きく変え始めているからだ。

なぜ「業務フローの可視化」が難しいのか？

実は、業務フローの可視化に失敗する企業は少なくない。その理由は、可視化という行為が単に「図を描く」ことではなく、

• 誰が
• 何を
• いつ
• どのように
• なぜやっているのか

といった「暗黙知の体系化」に近いからだ。

多くの企業では、この暗黙知を属人的な経験や勘に頼って回しているため、次のような問題が起こりがちだ。

• 担当者が異動したら業務が回らない
• ミスの原因が特定できない
• 業務改善しようにも、現状が把握できていない
• 新人に教えるマニュアルが存在しない

つまり、業務フローの可視化とは、単なる図式化ではなく、「組織の知識構造を再編する試み」に他ならない。
ここに、AIという“外部の知性”を介在させることが、新しい突破口になる。

ChatGPTが業務フローを「描ける」理由

「ChatGPTって、テキストしか出せないんじゃないの？」

そう思った人もいるだろう。確かに、ChatGPTはビジュアルなフローチャートを直接出力するわけではない。

しかし、業務を構造化し、言語で整理する力において、AIはすでに人間を超え始めている。

ChatGPTができることは、実は“業務整理”そのもの

ChatGPTは、以下のようなプロセスで業務を分解・整理することができる：

• 業務ヒアリングの代行
  →「この部署でどんな作業が発生しているか？」という曖昧な問いを、具体的に掘り下げてくれる。
• ステップごとの言語化
  → 属人化された作業でも、ステップバイステップで分解してくれる。
• 関連部署・依存関係の明示
  → 他部署との連携がある場合、それを繋げてくれる。
• 業務分類の整理（定型業務 / 非定型業務 / 創造業務）
  → 業務の“性質”をタグづけすることもできる。

これらは、ビジュアル化の前段階にある「業務モデリング」と呼ばれるプロセスであり、この部分を人間がやろうとすると、莫大な時間と労力を要する。

しかしChatGPTなら、たった数行のプロンプトで、30分で完成することもある。

実例：ChatGPTに業務フローを書かせてみると…

仮に、あなたが「顧客対応業務」の業務フローを可視化したいとしよう。
ChatGPTに、以下のように聞いてみるだけで良い。

📌プロンプト例：
「中小企業のカスタマーサポート業務の標準的な業務フローを、できるだけ具体的にステップごとに洗い出してください。担当部署、使用ツール、判断のポイントも併記してください。」

するとChatGPTは、次のような構造で返してくる：

• 問い合わせ受信（担当：サポート）
  ツール：メールフォーム／電話／チャットボット
  判断ポイント：緊急度、内容分類（FAQ・要対応・要エスカレーション）
• 初期対応（担当：サポート）
  → 定型文返信 or 一次対応手順に沿って対応
• 社内エスカレーション（担当：技術部門）
  → 問題の技術的難易度により割り振り
  → 使用ツール：Slack、Backlog等
• 対応完了 → お客様への連絡（担当：サポート）
• 対応記録 → ナレッジベースへ反映

このように、業務の流れ・ツール・判断基準・担当者まですべて構造化されて返ってくる。

このテキストをそのままフローチャートツールに転記すれば、業務可視化は実質完了するのだ。

応用編：業務フローを「改善」まで導くAIプロンプト術

ChatGPTの真骨頂は、単なる整理だけではなく、改善案の提案にもある。

以下のような応用プロンプトで、業務そのものを進化させることも可能になる。

🔍応用プロンプト例：
「以下の業務フローにはどんな非効率があると考えられますか？改善案を出してください。
（上記の業務フローを貼り付け）」

このように、ChatGPTに“コンサルタント役”をさせることもできる。

特に有効なのが次のようなジャンル：

• 人手が足りない業務の自動化候補の抽出
• 業務の「重複」「漏れ」チェック
• KPIが曖昧な業務の評価軸提案

この段階まで来ると、AIはもはや“作業補助”ではなく、“業務改善パートナー”のような存在になる。

ChatGPTによる業務可視化が「効く」職場と「効かない」職場

有効なケース

• 業務が属人化していて全体像が見えない
• 現場にマニュアルが存在しない
• リモートワークや外注化で「見えない連携」が増えている
• 異動・退職での引き継ぎに不安がある

逆に、AI可視化が“効かない”場合

• 「業務の棚卸し」自体を忌避する文化がある
• 情報共有に消極的で、隠蔽・縄張り意識が強い
• ChatGPTの出力を「他人ごと」として読み飛ばす傾向がある

このような場合、AIの導入だけでは可視化の文化は根付かない。
必要なのは、「見える化」への意志とリーダーの推進力である。

可視化の“その先”にある未来

ChatGPTを用いた業務フローの可視化は、単なる“整理”で終わらない。

それは、以下のような「その先」へと繋がっていく。

• ✅ マニュアルの自動生成
• ✅ RPA（業務自動化）との接続
• ✅ 教育コンテンツ（動画・eラーニング）の構成設計
• ✅ 社内ナレッジの再構築
• ✅ 業務のボトルネック可視化 → KPIの設計

つまり業務可視化とは、“業務の図解”ではなく、“企業の脳内マッピング”に他ならないのだ。

そして、その最初の一歩を、ChatGPTは誰よりも安価かつスピーディに担ってくれる。

おわりに：「ChatGPTで業務フローを書く」とは、“会社の未来”を書くこと

これまで、業務可視化は「専門家が時間をかけて作り上げるもの」だった。
しかし今、その作業はAIとあなたの対話から、たった30分で生まれる時代になった。

業務の中に埋もれていた「無意識の手順」、
誰にも知られずに消えていた「習慣的作業」、
失われつつある「前任者のノウハウ」――

それらを掘り起こし、再構成し、次へ繋げる。
その役目を、AIが果たせる時代に、私たちは立っている。

「業務フローを書く」ということは、
単なる作業工程を描くことではない。

それは、会社の文化を言語化し、未来の地図を描く行為なのだ。